Wer geschäftliche E-Mails schreibt, muss eine entsprechende Signatur anfügen – so will es das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister und das Unternehmensregister. Geschäftliche E-Mails gelten als sogenannte Geschäftsbriefe, weshalb sie bestimmte Pflichtangaben enthalten müssen.
Zu den typischen Angaben in der E-Mail-Signatur gehören:
- Vollständiger Name
- ladungsfähige Anschrift des Unternehmens (kein Postfach)
- ggf. Rechtsformzusatz
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
Eine E-Mail-Signatur enthält oft auch ein Impressum mit weiterführenden Angaben. Der konkrete Umfang richtet sich nach verschiedenen Faktoren – beispielsweise der Rechtsform des Unternehmens. Zwingend vorgeschrieben ist das Impressum in der E-Mail aber nicht. Sie können es mit aufnehmen, aber auch ein Link zum Impressum auf Ihrer Website (zusätzlich zur E-Mail-Signatur) ist ausreichend.
Je nach Unternehmensform können die Angaben des Impressums sich unterscheiden. Es kommt also immer darauf an, welche Unternehmensform vorliegt.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick:
| Rechtsform | Paragraph | Angaben für die E-Mail-Signatur |
|---|---|---|
| Einzelkaufleute (e. K.) | § 37a I HGB | – Firma wie im Handelsregister eingetragen – Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“ (oder „e. K.“) – Sitz der Handelsniederlassung – Registergericht – Handelsregisternummer |
| GmbH & UG (haftungsbeschränkt) | § 35a GmbHG | – Firma – Rechtsform (GmbH oder UG) – Sitz der Gesellschaft – Registergericht – Handelsregisternummer – Geschäftsführer (mit vollständigem Namen) – Aufsichtsratsvorsitzender, falls vorhanden Freiwillig: – Angaben über das Gesellschaftskapital (nur in Verbindung mit Stammkapital)* |
| OHG & KG | §§ 125a, 177a HGB | – Firma – Rechtsform (OHG oder KG) – Sitz – Registergericht – Handelsregisternummer bei KG: – mindestens ein Komplementär muss mit Namen genannt werden |
| AG | § 80 AktG | – Firma – Rechtsform – Sitz – Registergericht – Handelsregisternummer – Alle Vorstandsmitglieder (inkl. Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden) freiwillig: – Angaben über das Gesellschaftskapital (nur in Verbindung mit Stammkapital)* |
| Genossenschaft | § 25a GenG | – Firma – Rechtsform – Sitz – Registergericht – Genossenschaftsregisternummer – alle Vorstandsmitglieder (inkl. Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden) |
*bei nicht vollständig eingezahlten Geldeinlagen, ausstehenden Gesamtbetrag der Einlagen angeben
Fazit:
Pflichtangaben müssen vorhanden sein – aber nicht zwingend direkt in der E-Mail-Signatur. Wenn ein Unternehmen gesetzlich zu bestimmten Angaben verpflichtet ist (z. B. GmbH, UG, AG), dann müssen diese Angaben irgendwo leicht zugänglich gemacht werden.
Es ist aber NICHT vorgeschrieben, dass diese Angaben
• direkt in der E-Mail-Signatur stehen oder
• vollständig in jeder einzelnen E-Mail mitgeschickt werden.
Ein Link auf das vollständige Impressum reicht aus, solange der Link:
• eindeutig erkennbar ist
• auf ein vollständiges, rechtskonformes Impressum führt
• dieses Impressum die gesetzlich geforderten Angaben enthält
dann erfüllt die E-Mail die rechtliche Form.
Das bedeutet ganz praktisch, eine E-Mail-Signatur wie diese ist völlig ausreichend:
Max Mustermann
Musterfirma GmbH
www.musterfirma.de/impressum